¿Por qué digitalizar el registro de los revendedores?

La era de la Transformación Digital llegó para todos, incluyendo la venta directa. Y ello implica mucho más que simplemente digitalizar, se trata de hacer un cambio cultural en las organizaciones, repensando procesos y las formas de ejecutar tareas, primando la automatización y comenzando por el registro, la inscripción de revendedores.

El objetivo de las corporaciones sigue siendo el mismo: aumentar la eficiencia, la productividad y facturación. Pero esto solo es posible teniendo en mente que el cliente final es cada vez más digital, consciente y empoderado. Quiere comprar con el máximo de información posible, a cualquier hora y en cualquier lugar. Y esto exige cambios de mentalidad.

Una empresa de venta directa que opere por medio de formularios en papel completos a mano y fotocopias de documentos no puede alcanzar este futuro. Es necesario abandonar el pensamiento analógico para, conseguir automatizar procesos y aumentar la competitividad.

Un pasado superado

Antes de la transformación digital, todo el proceso de registro de revendedores se realizaba manualmente, a través de una ficha rellenada a mano y fotocopia de documentos que necesitaban ser enviados a la matriz de la empresa y manualmente subidos a los sistemas corporativos. Un proceso bastante demorado.

Era necesario verificar de forma manual si esa persona podría recibir crédito, comprobando no sólo en órganos de evaluación y antifraude, sino también buscando otras referencias. Era, en conclusión, un proceso lento. Tomaba días hasta que un nuevo revendedor pudiera hacer el primer pedido.

“La gran ventaja que la digitalización del registro trajo fue la disminución del costo y el aumento en la agilidad del proceso”, resume Antonio Andreoli, Director de Innovación de Gera.

La tecnología apoya un cambio de comportamiento del consumidor, de los revendedores y de los propios fabricantes. Con la llegada de Internet, los canales de venta directa son presionados para ser más rápidos, fáciles y seguros.

Es ahí donde entra el registro digital de los revendedores. Al completar los datos del revendedor y realizar el upload de los documentos digitalizados incluso por el celular, la empresa de venta directa gana eficiencia y velocidad.

Registro digital automatizado

“Cuando las empresas que no tienen sistema comienzan a usarlo [el registro digital y automatizado], naturalmente los procesos se agilizan y se crea un camino mucho más veloz para la entrada de revendedores. “Tenemos casos de clientes, en Brasil y en América Latina, que en tan solo el primer mes ya lograron un crecimiento importante “, cuenta Elaine Meira Barros, Especialista en Customer Success de Gera.

Una vez que los datos son cargados en el sistema, se realiza un análisis inmediato del historial de pago y la idoneidad del nuevo revendedor, realizando así una liberación de compra más rápida.

Es importante que el registro sea simple para no ahuyentar a potenciales revendedores, ya que más información sobre el comportamiento de ellos puede ser adquirida a lo largo de su propia experiencia en la plataforma. También es fundamental garantizar el almacenamiento seguro de esta información.

La lucha contra el fraude es otra gran ventaja. Existe el caso de bandas que realizan registros falsos para entrar en la red y hacer compras que no serán pagadas, lo cual demanda normalmente un esfuerzo considerable de las empresas de venta directa para poder combatirlos. La automatización incluyendo el análisis de crédito brinda una capa adicional de protección.

Y reduce costos: al final, ya no es necesario un conjunto de personas para “pasar en limpio” en el sistema las fichas completas manualmente. Esto reduce la cantidad de trabajo manual y los errores de digitación. Y además facilita la actualización de los datos de los revendedores.

“Es posible crear campañas y promociones que incentiven a mantener los registros actualizados”, explica Andreoli. “Más allá de todo, hay una cuestión de sostenibilidad. Se evita gastar papel, eliminando o reduciendo mucho la necesidad de impresiones y espacio para almacenamiento. Los documentos pueden corroerse o sufrir desgastes por el paso del tiempo. Los archivos digitales, no. “

Ventajas por región

La automatización del registro permite clasificar a las nuevas revendedoras en grupos regionales, de acuerdo con criterios elegidos por la empresa de venta directa (como competitividad, por ejemplo, para mantener el equilibrio entre los equipos). Finalizado el registro, la supervisora responsable recibe un e-mail y ya puede comunicarse con la nueva revendedora, de forma rápida y ágil.

La velocidad en el registro, junto con las informaciones geográficas y los perfiles de ventas de cada región, permite que el fabricante prevea con más exactitud las demandas futuras. Por ejemplo, si hay una entrada masiva de revendedores en el Sudeste, es posible intensificar la producción de los productos más vendidos de esa región.

“Esta nueva forma de trabajo permite que el revendedor ya sienta, en ese mismo momento, el gusto de hacer la primera compra, y esa es una sensación muy importante”, resalta Elaine. “Cuando la persona percibe que la respuesta del sistema es rápida, se siente satisfecha.”